Cómo los workflows en HubSpot mejorarán tu proceso de ventas

¿Quieres llevar tu proceso de ventas al siguiente nivel para escalar tu negocio? ¿O tal vez sientes que pasas tanto tiempo controlando y gestionando tu equipo de ventas que no puedes centrarte en otras tareas?

Pues bien, imagina que tuvieras workflows en HubSpot que recordaran a tu equipo ciertas tareas, que enviaran notificaciones cuando los negocios se movieran en el pipeline y que enviaran actualizaciones de estado sobre ciertos deals… probablemente tu vida sería mucho más fácil, ya que tú y tu equipo podríais mejorar la eficiencia.

Por suerte para ti, hay varios consejos para ayudar a configurar diferentes workflows que todo equipo de ventas debería aprovechar para automatizar elementos utilizando los workflows de ventas de HubSpot.

Workflows automatizados del proceso de ventas

Cuando vas a configurar un workflow, lo más probable es que pienses que tienes que ir a la pestaña de automatización en la navegación de tu portal de HubSpot.

¡Pero ese no es el único lugar donde puedes configurar workflows!

Si quieres configurar la automatización que es específica para la actividad y las negociaciones dentro de tu pipeline, entonces puedes configurar esta automatización en la “configuración de la negociación” de tu pipeline.

Esto es genial porque le permite ver todos los workflows para cada etapa a la vez. Para ello, siga los siguientes pasos:

  1. Haz clic en “ajustes”
  2. Despliega el menú “ventas”.
  3. Selecciona “negocios”.
  4. Selecciona tu pipeline
  5. Haz clic en la pestaña de automatización
  6. Comienza a crear flujos de trabajo en cada etapa

Consejo profesional: El workflow automatizado dentro de un pipeline es ideal para configurar las notificaciones a los gestores de ventas para cuando los artículos se han movido a diferentes etapas del workflow. También puedes modificar cada workflow para que te notifique si los negocios han permanecido en una etapa del pipeline durante demasiado tiempo.

Sin embargo, si tienes varias etapas y seguimientos en estos workflows, entonces es importante hacer clic en “Abrir en Workflows” para ajustar los criterios de no inscripción para si el negocio se mueve a una nueva etapa.

Si no se añaden los desencadenantes de no inscripción, todos los pasos del workflow continuarán incluso una vez que la operación se haya movido de esa etapa específica del pipeline. No se pueden establecer desencadenantes de no inscripción dentro de la automatización del proceso real.

Ventajas de la automatización del pipeline

La principal ventaja para utilizar la automatización del pipeline en HubSpot es que te permitirá configurar una serie de workflows para cada etapa del pipeline de una sola vez en lugar de tener que abrir workflows separados.

Esto te ayudará a agilizar el proceso de creación de la automatización del pipeline. La ventaja de configurarlo para que notifique cuando las operaciones se han movido a nuevas etapas o han permanecido en ellas es que reduce la cantidad de tiempo que necesita para comprobar cada operación y volver a hablar con los miembros del equipo.

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Tareas automatizadas de negocios actuales en HubSpot para representantes de ventas

¿Te das cuenta de que estás constantemente dando vueltas con los representantes de ventas para comprobar el estado de un negocio, sólo para descubrir que algo se ha quedado en el tintero o no se ha hecho un seguimiento?

En el ámbito de las ventas, es importante ser receptivo con los posibles negocios y continuar con el seguimiento para ayudar a que los elementos avancen en el proceso.

Al configurar workflows de tareas automatizadas en HubSpot, tus representantes de ventas pueden recibir instantáneamente las tareas que se les asignen, de modo que no haya excusas para explicar por qué se hicieron los elementos y no se hizo un seguimiento de los negocios. Esto ayudará a mover los elementos a lo largo de tu pipeline.

HubSpot ahora tiene la capacidad de crear workflows que están asociados con cada negocio. Al crear este workflow, asegúrate de seleccionar “basado en el negocio” para mantener tus workflows organizados.

La configuración de este workflow es muy similar a la de cualquier otro workflow. Puedes seleccionar el desencadenante de la inscripción en HubSpot para que se asocie a una etapa del negocio o a un negocio específico.

A continuación, puedes asignar tus acciones para crear una tarea. Por ejemplo, si tu representante de ventas necesita volver a hablar con un cliente potencial una vez que se haya enviado una propuesta, entonces puedes configurar un workflow para crear automáticamente una tarea una vez que se haya enviado la propuesta.

A continuación, puede añadir retrasos para los recordatorios/tareas adicionales en función de cuándo el representante de ventas tenga que hacer el seguimiento.

Consejo profesional: Cuando configures un workflow de tareas automatizadas, sé lo más detallado posible.

El uso de etiquetas y mensajes de personalización dentro de cada tarea facilitará tanto a tu representante de ventas saber lo que debe hacer como a ti, como director de ventas, saber qué tareas se han completado y cuál es el estado de cada acuerdo.

Ventajas de los workflows de tareas automatizadas

Como director de ventas, estás muy ocupado. Asignar manualmente una tarea o preguntar por el estado de los diferentes tratos puede ser un trabajo de tiempo completo en sí mismo.

Al utilizar la automatización de tareas en HubSpot, podrás reducir el tiempo dedicado a la gestión de tareas y asegurarte de que cada representante de ventas tenga una lista de “cosas por hacer”. Esto también les obliga a rendir cuentas y te permite ver lo que se ha completado y lo que no.

Workflows automatizados para cerrar negocios perdidos

Cuando se cierra un negocio y se marca como perdido, ¿Tu equipo de ventas sigue adelante y se olvida de ese negocio?

Si ese es el caso, entonces está perdiendo potencialmente muchas oportunidades para personas que podrían volver a ti y convertirse en clientes potenciales. Sin embargo, como director de ventas, tú y tu equipo estáis tan ocupados intentando cerrar los negocios actuales que puede ser fácil olvidarse de los que os han rechazado.

Por lo tanto, al igual que establecerías una tarea para que un representante de ventas complete los elementos de tu pipeline actual, deberías tener un workflow creado para que se asigne una tarea de seguimiento automática después de un determinado período de tiempo tras la pérdida de un negocio.

El hecho de que el cliente potencial no estuviera preparado entonces no significa que no vaya a estarlo en el futuro. O bien, podrían estar descontentos si se fueron con un competidor y estarán encantados de volver a saber de ti. Siempre es importante volver a hablar con los que ya han completado el proceso de venta.

Consejo profesional: No sólo es bueno hacer un seguimiento tan pronto como se haya cerrado el negocio, sino que puedes añadir retrasos en tu workflow para hacer un seguimiento después de un determinado periodo de tiempo, como de tres a seis meses o incluso un año después.

Ventajas de los workflows de ” negocios cerrados ” perdidos

El uso de workflows automatizados para las operaciones que se han perdido te da la oportunidad de recuperar a aquellos que no estaban preparados durante su primer proceso de venta.

Ya saben quién eres y tienes algún tipo de relación con ellos. No está de más volver a ver cómo están y ver si están preparados para tus servicios.

Empieza a mejorar la eficiencia de tu proceso de ventas con los workflows automatizados en HubSpot

¡Estos son sólo tres tipos diferentes de workflows automatizados que pueden ayudar a mejorar tu proceso de ventas! También puedes crear otros para asignar nuevos leads a diferentes representantes de ventas, para explorar oportunidades de venta cruzada y de upselling con clientes actuales, y mucho más.

Sin embargo, los mencionados anteriormente te ayudarán (con suerte) a que tu vida como director de ventas sea un poco más fácil enviándote actualizaciones sobre diferentes negocios y asignando automáticamente ciertas tareas a los miembros del equipo.

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