Mejores prácticas de limpieza de datos en HubSpot

Una base de datos en HubSpot desordenada es como una casa sucia: El desorden hace que sea difícil encontrar lo que más se necesita.

La recopilación de información de contacto es una parte clave de tu estrategia de desarrollo empresarial, pero la introducción de datos inexactos, los usuarios no suscritos o la información obsoleta pueden desordenar tu CRM y afectar negativamente a tus esfuerzos de marketing, a la productividad de las ventas y a la retención de clientes. La limpieza rutinaria de datos te permite centrarte en los contactos que serán importantes para el éxito de tus operaciones.

Tanto si es la primera vez que limpias tu CRM como si buscas un nuevo enfoque, aquí tienes algunas de las mejores prácticas que puedes implementar para limpiar tu CRM de forma rutinaria.

¿Qué es la higiene de datos?

La higiene de los datos describe el proceso de eliminación de los datos erróneos para optimizar la base de datos y garantizar que sólo se dispone de información relevante y de alta calidad. ¿Qué son los datos malos y qué son los datos buenos?

  • Los datos malos incluyen información irrelevante u obsoleta, información de contacto incompleta o datos contradictorios, como múltiples números de teléfono para dos entradas de contacto.
  • Los buenos datos son precisos, actualizados y coherentes.

Es importante saber que los buenos datos no se limitan a la precisión. Los datos del CRM deben hacer hincapié en la calidad por encima de la cantidad. Recuerda que estás pagando por almacenar tus datos, así que asegúrate de que la información es útil para mejorar tu equipo, diseñar operaciones más eficientes e impulsar el ROI de tu organización.

¿Cómo puedo eliminar los datos malos de mi CRM?

Determinar qué datos son buenos y cuáles son malos forma parte de tu proceso de auditoría de datos. En esta fase, verifica el estado de tus datos comprobando si están actualizados, son útiles y relevantes para tu equipo. Esto te permitirá saber qué merece la pena conservar y qué puede eliminarse.

En muchos casos, los datos defectuosos se derivan de errores en la introducción de datos, pero también hay que tener en cuenta estas posibilidades:

Contactos rebotados o no suscritos

Al diseñar una lista de contactos obsoletos, puedes eliminarlos de tu base de datos siguiendo este proceso.

Contactos duplicados

Durante tu proceso de limpieza, identifica y elimina los duplicados. Dependiendo de tu nivel de suscripción, HubSpot proporciona una herramienta de gestión de duplicados que utiliza el aprendizaje automático para buscar contactos, empresas y propiedades duplicadas.

Contactos no comprometidos

Es inevitable que algunos contactos se desvinculen con el tiempo. Aunque determinar si un contacto se ha desvinculado no es una ciencia exacta, unas buenas reglas generales para identificar los contactos desvinculados son:

  • Un contacto que nunca ha abierto un correo electrónico de marketing y que no ha abierto los últimos 10 correos electrónicos
  • Un contacto que ha abierto un correo electrónico de marketing en el pasado pero que no ha abierto los últimos 15 correos electrónicos

A menudo es necesario el escaneo y la eliminación manual. Para aliviar parte de la carga, HubSpot tiene una función que omite los contactos no comprometidos en tu CRM para que sólo te pongas en contacto con las personas que se han comprometido con tu contenido.

¿Cómo puedo mantener mi CRM limpio?

1. Determina quién va a limpiar el CRM.

La limpieza de datos del CRM probablemente será diferente para cada equipo. En cualquier caso, es importante establecer un enfoque estandarizado para la limpieza de datos.

Puedes tener un administrador de CRM designado que limpie de forma consistente. También podrías priorizar la limpieza como un esfuerzo de equipo para asegurar que cada miembro del equipo gestiona los datos de los que es responsable. Esta opción es útil para una organización más grande que introduce grandes cantidades de datos con mayor frecuencia, lo que podría ser inmanejable para un solo miembro del equipo.

2. Establece un calendario de limpieza.

Una vez que hayas determinado quién va a realizar la limpieza, establece una rutina consistente. En lugar de estar excesivamente atento y evaluar los datos cada vez que se introduce un input, establece un calendario mensual, trimestral o anual, en función de la cantidad de datos que manejes.

Este proceso llevará algún tiempo para establecer el calendario adecuado para tu organización, así que podrías empezar con una revisión anual. Puedes programar tu limpieza en torno a otros eventos anuales importantes, como la campaña de impuestos, y considerar esto como tu «limpieza de primavera» para los datos. Sea cual sea el calendario, la limpieza te permitirá reducir el desorden y enviar mensajes más productivos a los contactos útiles.

3. Estandariza la entrada de datos.

Una de las formas de facilitar la limpieza de datos a tu equipo es estandarizar el proceso de entrada para que las futuras limpiezas sean mínimas. Una forma importante de estandarizar el proceso es establecer campos de propiedad que aparezcan automáticamente cuando se creen manualmente contactos o empresas. Esto diseña la consistencia en el proceso de entrada.

Puedes utilizar esta misma estrategia cuando los prospectos introducen su información en un formulario. Al hacerlo, se obtiene información en campos clave que aportan valor a tu equipo. Para asegurarte de que tus datos son consistentes, comprueba tus contactos en los campos clave en los que un contacto no encontraría valor. Por ejemplo, es posible que un contacto no tenga una industria específica, por lo que diseñar un criterio de «industria desconocida» categorizaría con mayor precisión este contacto.

4. Utiliza las integraciones de HubSpot como ayuda.

Para ayudarte con los procesos de recopilación y evaluación de datos, puedes utilizar una o varias de las integraciones de gestión de datos de HubSpot que mostramos a continuación:

  • Leadspace es más útil para los equipos de ventas porque mantiene datos precisos para optimizar la distribución de los clientes potenciales al miembro del equipo adecuado.
  • Insycle Data Management permite automatizar la limpieza de datos a través de funciones como la fusión masiva de registros duplicados, los valores estandarizados y la coincidencia de registros durante la importación de datos.

5. La consistencia es la clave.

No hay una sola manera de mantener un CRM limpio, por lo que es importante que estandarices un proceso de entrada de datos y sigas tu rutina de limpieza de datos. Al fin y al cabo, todo tu equipo debería utilizar los mismos datos para garantizar que se realicen soluciones y que tus clientes experimenten un servicio a gran escala.

Independientemente de la forma en que limpies tus datos de CRM, sigue tu plan y cúmplelo. Mantener una rutina te permitirá tener más control sobre tus datos y mantenerlos en perfecto estado.

Para saber más sobre la higiene de los datos, ponte en contacto con uno de nuestros responsables de marketing. Ellos estarán encantados de hablar sobre tus objetivos para tener un CRM más organizado, de manera que recibas ideas y soluciones útiles.

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