13 Workflow de HubSpot que debes configurar

Los workflows de HubSpot son una herramienta para desbloquear los beneficios de la automatización del marketing en tu negocio. Te permiten automatizar tus acciones de marketing para liberar el tiempo que tus equipos dedican a las tareas rutinarias. También te ayudan a entregar contenido a tus clientes potenciales en el momento exacto.

🎯 Para ayudarte a empezar, hemos reunido nuestros 13 mejores ejemplos de workflow de HubSpot que apoyarán tu estrategia de inbound marketing B2B.

Nuestras selecciones clave para los workflows de HubSpot:

  1. Etapas del ciclo de vida
  2. Asignaciones de clientes potenciales
  3. Notificaciones internas
  4. Correos electrónicos de bienvenida
  5. Promociones de eventos
  6. Nutrición de clientes potenciales
  7. Puntuación de clientes potenciales
  8. Basados en fecha
  9. Automatización de la fase de negociación
  10. Seguimiento de acuerdos perdidos
  11. Registros de acuerdos para canales/socios
  12. Formato de datos
  13. Código personalizado

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¿Qué son los workflows de HubSpot?

Los workflows en HubSpot son una serie de acciones automatizadas que son activadas por un usuario. El origen de los workflows es la información, como los datos de contacto de una persona o sus comportamientos.

En la plataforma HubSpot, los workflows automatizan los procesos internos para ahorrar tiempo, alinear el marketing y las ventas, y permitir un mejor lead nurturing.

Por ejemplo, puedes hacer que los clientes potenciales avancen en el embudo y generen más clientes potenciales cualificados. O bien, puedes mejorar las cosas para tus equipos internos configurando notificaciones internas o la puntuación de clientes potenciales.

Sin embargo, estos son sólo algunos ejemplos de cómo los workflows de HubSpot pueden ayudar a tu negocio.

13 ejemplos de workflow de HubSpot que debes conocer

01. Etapas del ciclo de vida

Las etapas del ciclo de vida de HubSpot definen dónde se encuentran tus prospectos en el viaje del comprador. ¿Son un suscriptor, un lead calificado de marketing (MQL), un lead calificado de ventas (SQL), una oportunidad, un cliente existente o no aplica?

El uso de los workflows de HubSpot para las etapas del ciclo de vida mantiene automáticamente actualizada la posición de tus contactos. Esto te permite determinar exactamente en qué punto del recorrido del comprador se encuentra un contacto o una empresa específica. También te ayuda a entender cuándo y cómo pasar los leads a tu equipo de ventas.

🔥 Truco: Los workflows de HubSpot pueden categorizar los contactos irrelevantes en una etapa de «otros». Por ejemplo, cuando tu equipo interno está probando formularios. Esto los excluye de ser calificados como clientes potenciales y afectar a tus datos.

02. Asignación de clientes potenciales

Cuando tengas los datos de un contacto, puede que estés preparado para dar esta información a tu equipo de ventas. Sin embargo, necesitas a la persona adecuada para hacer el seguimiento del lead.

Los workflows de HubSpot pueden manejar esto por ti asignando automáticamente el lead al miembro del equipo más relevante. Por ejemplo, por su ubicación.

Esto asegura que tus clientes potenciales sean contactados por las personas adecuadas, ayudando a mejorar la calidad y la puntualidad de tus interacciones.

03. Notificaciones internas

Si tus equipos necesitan un recordatorio para hacer un seguimiento de los posibles clientes potenciales, entonces se puede utilizar un workflow de notificaciones internas para enviar avisos automatizados que garanticen que no se pierda ninguna oportunidad.

Las notificaciones internas se pueden enviar por correo electrónico, texto o en HubSpot cuando se requiere un seguimiento. También puedes notificar a tu equipo los cambios en las ofertas o el cierre de las mismas.

🔥 Truco: Los workflows de HubSpot están disponibles con una integración a Slack. Tu equipo puede recibir mensajes en tiempo real desde HubSpot a través de Slack por defecto.

04. Correos electrónicos de bienvenida

Sea como sea que decidas saludar, los workflows de HubSpot te permiten automatizar los correos electrónicos de bienvenida a los nuevos contactos.

Cuando un prospecto proporciona sus datos de contacto, puedes configurar exactamente cuándo se activará un workflow para enviarle una comunicación relevante y oportuna. Puedes personalizar las reglas de tiempo, método y contenido de tus comunicaciones para personalizar la experiencia. El workflow se encargará de la entrega por ti.

05. Correos electrónicos de promoción de eventos

Si organizas un evento, como un webinar, querrás informar a tus contactos. Sin embargo, es importante que el momento sea el adecuado para maximizar el número de inscripciones. Por ejemplo, el 54% de los asistentes se inscriben ocho días antes del lanzamiento de un webinar.

Un workflow de HubSpot puede ayudarte a enviar comunicaciones en una fecha y hora específicas. Puede desencadenar acciones en función de lo lejos que esté la fecha de tu evento. Si un prospecto ya ha respondido, lo eliminará automáticamente del workflow.

06. Correos electrónicos de nutrición de clientes potenciales

El 79% de los clientes potenciales de marketing nunca se convierten en ventas. Por lo tanto, cuando captas clientes potenciales, es importante atraerlos continuamente de la manera correcta.

El uso de los workflows de HubSpot significa que puedes nutrir a los clientes potenciales enviándoles comunicaciones periódicas relevantes de forma automática. También puedes configurar workflows para comunicarte regularmente con tus clientes.

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07. Puntuación de clientes potenciales

Una estrategia de puntuación de clientes potenciales te ayuda a identificar si un cliente potencial se ajusta a tu perfil de comprador ideal, o en qué punto del recorrido del comprador se encuentra. Suele basarse en una combinación de comportamiento, tu perfil de cliente ideal y datos firmográficos.

Si un contacto o empresa específica es muy valiosa, puedes configurar un workflow para que te lo notifique. Los workflows de HubSpot pueden utilizarse para categorizar estos contactos en niveles de prioridad, ayudando a los equipos internos a saber cuánta atención deben prestarles.

08. Basados en fecha

Utilizando los workflows de HubSpot, puedes establecer los valores de las propiedades para cada etapa del viaje del comprador. HubSpot no te da visibilidad de la fecha y hora en que cambia el valor de una propiedad, lo que significa que no puedes informar sobre el momento exacto en que el contacto pasó a la siguiente etapa.

Sin embargo, los workflows pueden utilizarse para hacer un seguimiento preciso de las fechas de las diferentes acciones en tiempo real. Mientras que hay campos existentes, como la fecha de creación o la fecha del lead MQL, puedes utilizar una propiedad de fecha personalizada para estampar la fecha actual en ella con un workflow. Por ejemplo, la fecha en que se cerró el trato, la fecha en que el contacto se convirtió en cliente, o la fecha de la última revisión de la cuenta.

09. Automatización de la etapa de negociación

Si llegas a un acuerdo en principio con un cliente potencial, se puede configurar un workflow de HubSpot para automatizar la etapa del acuerdo y asignar una tarea a la persona correcta. Cuando se completa, el acuerdo puede pasar a la siguiente etapa.

Esta es una poderosa herramienta cuando se trabaja en un equipo de ventas a gran escala y garantiza que alguien siempre haga un seguimiento de las oportunidades. Esto es beneficioso para los procesos operativos de tu empresa, ya que genera tareas automáticamente y aumenta la eficiencia.

10. Correos electrónicos de seguimiento de acuerdos perdidos

Cuando se pierde un acuerdo, tu contacto puede decirte por qué. Una de las razones más comunes es que todavía no están preparados. Y es prudente buscar nuevas oportunidades en los tratos cerrados que se han perdido.

Un workflow de seguimiento de tratos perdidos garantiza que este contacto recibirá una comunicación en el futuro para comprobar su estado. Para sus equipos internos, un workflow de seguimiento de tratos perdidos automatiza el proceso y ayuda a diseñar más oportunidades para retomar los tratos perdidos.

11. Registros de transacciones para canales/partners

Si estás trabajando con un canal o un partner, es posible que quieras que diseñen un acuerdo en tu sistema. Sin embargo, no quieres darles acceso completo a tu portal de HubSpot.

Para superar esto, puedes diseñar un formulario de HubSpot para su acuerdo. Esto les permite enviar la información vital a tu sistema HubSpot. A continuación, se generará un workflow para los registros de acuerdos del canal o del partner. De esta manera, podrás hacer avanzar las cosas sin problemas.

12. Formato de datos

¿Sabías que los workflows de HubSpot pueden mejorar la forma de formatear los datos de tus contactos? Si quieres estandarizar el formato de los nombres de tus contactos, puede activarse automáticamente para poner en mayúsculas la primera letra del nombre y del apellido. O si enviaron su número de teléfono, lo formateará sin guiones ni espacios.

Este workflow mejora la higiene de los datos para la parte operativa de tu negocio y asegura que siempre estás viendo un conjunto de datos estandarizados.

Esta función sólo está disponible en Operations Hub Pro de HubSpot.

13. Código personalizado

HubSpot tiene una amplia gama de funcionalidades, pero no puede hacerlo todo. Y los profesionales del marketing innovadores siempre están buscando nuevas y más relevantes formas de nutrir a sus contactos.

Por suerte, HubSpot es compatible con muchas integraciones que te permiten hacer lo que aún no puedes hacer en HubSpot. Por ejemplo, puedes utilizar los workflows de HubSpot para desencadenar código personalizado o integraciones con una plataforma que envíe a los prospectos un mensaje de texto. Esto te permite pasar las propiedades de HubSpot a otra plataforma.

En el futuro, HubSpot seguirá añadiendo nuevas funcionalidades a su función de workflows. Y para los vendedores que buscan más formas de utilizarlos, HubSpot tiene muchas plantillas de workflow que son fáciles de configurar.

Esta característica sólo está disponible en las operaciones Hub Pro de HubSpot.

Los workflows de HubSpot permiten una mejor automatización del marketing

La automatización del marketing te permite gestionar múltiples canales de forma eficaz, alinear las ventas y los equipos internos y ejecutar un potente marketing entrante a escala.

La herramienta de workflows de HubSpot es la automatización más allá del correo electrónico, para que puedas escalar tu crecimiento y dedicar menos tiempo a las tareas repetitivas.

Ya no basta con enviar comunicaciones de marketing, promociones o avisos a tus contactos por correo electrónico de forma dispersa. Los workflows te permiten enviar los correos electrónicos correctos en el momento adecuado. Los workflows de HubSpot te permiten sacar el máximo provecho de tus esfuerzos de marketing asegurándote de que las acciones correctas se activan exactamente cuando son necesarias.

Agencia Inbound Marketing
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